Implementasi Optical Character Recognition pada Sistem Informasi Persuratan Berbasis Web di Kantor IKSASS Alumni
Keywords:
sistem informasi persuratan, OCR, digitalisasi dokumen, web-based, IKSASS AlumniAbstract
Implementasi Optical Character Recognition pada Sistem Informasi Persuratan Berbasis Web di Kantor IKSASS Alumni
Nama Lengkap *1, Firman Santoso2, Sunardi3
1,2,3 Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Ibrahimy Situbondo
Email: 1ncha07336@gmail.com, 2firman4bi@gmail.com , 3sunardi.mcr@gmail.com
*Penulis Korespondensi
Abstrak
Seiring berkembangnya teknologi digital, kebutuhan akan sistem administrasi yang cepat, akurat, dan mudah diakses semakin meningkat, terutama dalam hal pengelolaan surat-menyurat di lingkungan instansi. Proses pengarsipan secara manual kerap menghadirkan berbagai kendala, mulai dari kesalahan pencatatan hingga kesulitan dalam pencarian dokumen. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun sistem informasi persuratan berbasis web yang dilengkapi dengan teknologi Optical Character Recognition (OCR), yang mampu mengubah teks dalam dokumen fisik menjadi data digital yang dapat diproses lebih lanjut. Sistem ini dikembangkan dan diterapkan di Kantor Pusat IKSASS Alumni sebagai upaya untuk meningkatkan efisiensi serta akurasi dalam pengelolaan surat masuk dan keluar. Pengembangan sistem dilakukan melalui metode waterfall, dimulai dari analisis kebutuhan hingga tahap pengujian. Hasil implementasi menunjukkan bahwa sistem mampu mempercepat proses pencatatan surat, mempermudah pencarian arsip, serta mengurangi risiko kehilangan data. Dengan integrasi teknologi OCR, pengelolaan dokumen menjadi lebih efisien dan terpusat, sehingga dapat menunjang kinerja administrasi secara keseluruhan. Diharapkan sistem ini dapat menjadi solusi yang adaptif dan aplikatif bagi instansi lain yang ingin bertransformasi menuju digitalisasi arsip.
Kata kunci: sistem informasi persuratan, OCR, digitalisasi dokumen, web-based, IKSASS Alumni
Abstract
With the rapid advancement of digital technology, the demand for fast, accurate, and accessible administrative systems is becoming increasingly essential—particularly in the management of official correspondence within institutions. Manual archiving processes often face several challenges, such as data entry errors and difficulties in document retrieval. This study aims to design and develop a web-based correspondence information system integrated with Optical Character Recognition (OCR) technology, which allows physical documents to be converted into editable digital text. The system is implemented at the Central Office of IKSASS Alumni to improve the efficiency and accuracy of managing incoming and outgoing letters. Development follows the waterfall methodology, starting from requirement analysis to system testing. The results show that the system significantly streamlines the documentation process, facilitates quick access to archived documents, and reduces the risk of data loss. By integrating OCR, the document management process becomes more centralized and efficient, thereby supporting overall administrative performance. This system is expected to serve as an adaptive and practical solution for other institutions aiming to transition toward digital archiving.
Keywords: correspondence information system, OCR, document digitization, web-based system, IKSASS Alumni
References
A. Sugiarto, “Efektifitas Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi terhadap Tata Persuratan Elektronik (Paperless Office System) (Studi Kasus: Universitas Islam Negeri Raden Fatah Palembang),” JUSIFO J. Sist. Inf., vol. 6, no. 1, Art. no. 1, Jun 2020, doi: 10.19109/jusifo.v6i1.5632.
A. Fauzan dan S. A. Khoiri, “LIBRARY BOOK MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM AT MTs IBRAHIMY SECANG KALIPURO,” - J. Sist. Inform. Cerdas, vol. 2, no. 2, Art. no. 2, Des 2024, doi: 10.31967/inside.v2i2.1314.
W. Wahyuningsih dan A. Setiawan, “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar di Kantor Desa Pedawang Kecamatan Bae Kabupaten Kudus,” Bima Abdi J. Pengabdi. Masy., vol. 5, no. 1, Art. no. 1, Mar 2025, doi: 10.53299/bajpm.v5i1.1459.
S. A. Syafitri, A. Pratama, dan A. F. Ulva, “Sistem Informasi Administrasi Persuratan (Paperless Office) Berbasis Web Pada Fakultas Teknik Universitas Malikussaleh,” Sisfo J. Ilm. Sist. Inf., vol. 4, no. 1, Mei 2020, doi: 10.29103/sisfo.v4i1.6278.
K. Nisha, T. Wahyuni, dan M. A. M. Hayat, “Pemeriksaan KTP Menggunakan Optical Character Recognition (OCR) dan Pengenalan Background serta Komponen KTP,” Arus J. Sains Dan Teknol., vol. 2, no. 2, Art. no. 2, Okt 2024, doi: 10.57250/ajst.v2i2.671.
Y. Darmi, M. Fajri Sepriansyah, Y. Darnita, dan P. Pahrizal, “PENERAPAN METODE OPTICAL CHARACTER RECOGNITION (OCR) UNTUK MENGIDENTIFIKASI TEKS PADA IDENTITAS DOKUMEN SURAT IZIN MENGEMUDI (SIM),” JATI J. Mhs. Tek. Inform., vol. 9, no. 4, hlm. 5992–5998, Mei 2025, doi: 10.36040/jati.v9i4.13987.
M. R. Reyvansyah, “Penerapan Metode Optical Character Recognition (OCR) Untuk Mengambil Data Arsip,” J. Tek. Elektro Dan Komput. TRIAC, vol. 10, no. 2, Art. no. 2, Okt 2023, doi: 10.21107/triac.v10i2.20809.
W. Harjono dan K. J. Tute, “Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web Menggunakkan Metode Waterfall,” SATESI J. Sains Teknol. Dan Sist. Inf., vol. 2, no. 1, Art. no. 1, Apr 2022, doi: 10.54259/satesi.v2i1.773.
“View of Penerapan Metode Waterfall Dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Penggajian Berbasis Web.” Diakses: 12 Juni 2025. [Daring]. Tersedia pada: https://jurnal.bsi.ac.id/index.php/akasia/article/view/1431/974
